SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

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Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.

 

Verarbeitungsvorgang: EPSO – Bewerberservice

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung: EPSO

Aktenzeichen: DPR-EC-01156.1

 

  1. Einleitung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „die Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Außerdem enthält die Erklärung die Kontaktdaten des zuständigen Verantwortlichen für die Datenverarbeitung, an den Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten der Kommission und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Informationen zu dem vom Europäischen Amt für Personalauswahl durchgeführten Verarbeitungsvorgang „EPSO – Bewerberservice“ finden Sie nachstehend.

 

  1. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck der Datenverarbeitung: EPSO erfasst und nutzt Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung und Beantwortung der über den EPSO-Bewerberservice eingehenden Anfragen.

Dieser Informationsdienst für Bürger/innen und Bewerber/innen beantwortet Fragen zur Personalauswahl für die EU-Institutionen direkt und individuell oder verweist Sie an andere Informationsquellen oder Beratungsstellen. Zur Lösung spezifischer Probleme werden Anfragende gegebenenfalls an Bedienstete der EU-Institutionen oder einer anderen Einrichtung mit entsprechender Zuständigkeit und Sachkunde weiterverwiesen.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

 

  1. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgender Grundlage:

• Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde.

• Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.

Die rechtliche Grundlage der Verarbeitung ist in folgenden Rechtsakten der Union festgelegt:

Verordnung Nr. 31(EWG), Nr. 11(EAG) über das Statut der Beamten und über die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (ABl. 45 vom 14.6.1962, S. 1385), zuletzt geändert durch die Delegierte Verordnung (EU) 2016/1611 der Kommission vom 7. Juli 2016. Beschluss Nr. 2002/620/EG des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Wirtschafts- und Sozialausschusses, des Ausschusses der Regionen und des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 25. Juli 2002 über die Errichtung des Amtes für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften. Beschluss Nr. 2002/621/EG der Generalsekretäre des Europäischen Parlaments, des Rates, der Europäischen Kommission, des Kanzlers des Gerichtshofes, der Generalsekretäre des Rechnungshofes, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses, des Ausschusses der Regionen und des Vertreters des Bürgerbeauftragten vom 25. Juli 2002 über die Organisation und den Betrieb des Amtes für Personalauswahl der Europäischen Gemeinschaften.

Wir verarbeiten besondere Kategorien personenbezogener Daten, nämlich Gesundheitsdaten, auf folgender Grundlage:

  • Die betroffene Person hat in die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten für einen oder mehrere festgelegte Zwecke ausdrücklich eingewilligt.
  • Die Verarbeitung ist erforderlich, damit der Verantwortliche oder die betroffene Person die ihm bzw. ihr aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und seinen bzw. ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann, soweit dies nach Unionsrecht, das geeignete Garantien für die Grundrechte und die Interessen der betroffenen Person vorsieht, zulässig ist.
  • Die Verarbeitung ist auf der Grundlage des Unionsrechts, das in angemessenem Verhältnis zu dem verfolgten Ziel steht, den Wesensgehalt des Rechts auf Datenschutz achtet und angemessene und spezifische Maßnahmen zum Schutz der Grundrechte und Interessen der betroffenen Person vorsieht, aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erforderlich.

     

  1. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

Zur Durchführung dieser Verarbeitung erfasst EPSO folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Vorname
  • Nachname
  • Anrede
  • E-Mail-Adresse
  • Bewerbernummer (falls zutreffend)
  • bevorzugte Sprache(n)
  • Telefonnummer (fakultativ)
  • ggf. andere Kategorien personenbezogener Daten im Text der Anfrage.

Die Angabe personenbezogener Daten in folgenden Feldern ist obligatorisch: Vorname, Nachname, Anrede, E-Mail-Adresse, Bewerbernummer (falls zutreffend), bevorzugte Sprache(n). Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie keine Anfrage an den Bewerberservice richten.

 

  1. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

EPSO speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke der Erfassung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist, d. h. 2 Jahre ab dem Tag, an dem EPSO die Daten erhält.

Bei Anfragen, die eine bestimmte Weiterbearbeitung erfordern (z. B. Rechtsbeschwerden), können abweichende Aufbewahrungsfristen gelten; diese werden in den Datenschutzaufzeichnungen für diese spezifische Datenverarbeitung festgelegt.

 

  1. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Zu den technischen Vorkehrungen gehören geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und ‑änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Die organisatorischen Vorkehrungen umfassen die Beschränkung des Zugangs zu den personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die diese Kenntnis für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs benötigen.

 

  1. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten der Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Bedienstete. Diese sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie erforderlichenfalls an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

Der Datenzugriff unterschiedlicher Akteure ist wie folgt geregelt:

  • EPSO-Bedienstete (und gegebenenfalls Prüfungsausschüsse), die die Anfragen bearbeiten müssen, haben Zugang zu allen zur Erfüllung ihrer Aufgaben für notwendig erachteten Daten.
  • EU-Gerichte und juristische Dienste der betreffenden Anstellungsbehörde haben Datenzugang im Falle eines Antrags oder einer Beschwerde gemäß Artikel 90 Absatz 1 oder 2 des Statuts und/oder einer gerichtlichen Beschwerde bei den EU-Gerichten.
  • OLAF, das Untersuchungs- und Disziplinaramt (IDOC), der Interne Auditdienst (IAS) und der Rechnungshof haben auf Anfrage einen auf das für amtliche Untersuchungen oder für Auditzwecke erforderliche Maß beschränkten Datenzugang.
  • Der/die Europäische Bürgerbeauftragte hat auf Anfrage einen auf das für amtliche Untersuchungen und Ermittlungen erforderliche Maß beschränkten Datenzugang.

Die Kommission gibt von ihr erhobene Daten nicht an Dritte weiter, sofern sie nicht in bestimmtem Umfang und für bestimmte Zwecke gesetzlich hierzu verpflichtet ist.

 

  1. Welche Rechte haben Sie – und wie können Sie diese ausüben?

Als „betroffene Person“ haben Sie nach Kapitel III (Artikel 14 bis 25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und das Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, falls diese unrichtig oder unvollständig sind. Gegebenenfalls haben Sie Anspruch auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. auf eine Beschränkung ihrer Verarbeitung sowie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, und das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben das Recht, der rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a unter Hinweis auf Ihre besondere Situation zu widersprechen.

Sie haben zugestimmt, Ihre personenbezogenen Daten für den vorliegenden Verarbeitungsvorgang an EPSO zu übermitteln. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie dies dem Verantwortlichen für die Datenverarbeitung mitteilen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Verantwortlichen für die Datenverarbeitung oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Erforderlichenfalls können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktangaben finden Sie nachstehend unter Nummer 9.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge ausüben möchten, geben Sie dies bitte in Ihrem Antrag unter Verweis auf das Aktenzeichen des betreffenden Vorgangs (siehe Punkt 10) an.

 

  1. Kontaktangaben
     
  • Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte unter Verwendung des EPSO-Webformulars Kontakt mit dem Verantwortlichen auf.

  • Datenschutzbeauftragter der Kommission

Für Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

  • Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde erheben.

 

  1. Hinweis auf weiterführende Informationen

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Dieses Register können Sie hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-01156.