SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Förstasida > SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Här kan du läsa om hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter.

 

Behandling: Epso – kontaktcentrum

Personuppgiftsansvarig: Epso

Referens: DPR-EC-01156.1

 

  1. Inledning

Europeiska kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter (som upphäver förordning (EG) nr 45/2001).

I det här meddelandet förklarar vi vilka personuppgifter vi samlar in, varför och hur. Du får också veta hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs Epsos behandling av personuppgifter som gäller Epsos kontaktcentrum.

 

  1. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?

Epso samlar in och använder dina personuppgifter för att handlägga och svara på frågor om information samt andra förfrågningar som lämnas in via Epsos kontaktcentrum.

Epsos kontaktcentrum är en informationsservice som ger direkta, individuella svar till sökande eller andra och/eller hänvisar till annan information eller rådgivning om rekrytering av personal till EU-institutionerna. Vid behov hänvisas du till en anställd vid en EU-institution eller ett annat EU-organ som kan lösa ditt specifika problem.

Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

 

  1. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter av följande skäl:

• Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.

• Behandlingen är nödvändig eftersom det är en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvariga.

Behandlingen sker i överensstämmelse med följande rättsakter:

Förordning nr 31 (EEG), nr 11 (EKSG) om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen (EGT 45, 14.6.1962, s. 1385), senast ändrad genom kommissionens delegerade förordning (EU) 2016/1611 av den 7 juli 2016. Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Ekonomiska och sociala kommitténs, Regionkommitténs och EU-ombudsmannens beslut 2002/620/EG av den 25 juli 2002 om upprättande av Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov för rekrytering av personal. Beslut 2002/621/EG fattat av generalsekreterarna vid Europaparlamentet, rådet, kommissionen, justitiesekreteraren vid domstolen, generalsekreterarna vid revisionsrätten, Ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén och EU-ombudsmannens representant av den 25 juli 2002 om hur Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov ska organiseras och fungera.

Vi behandlar en särskild kategori av personuppgifter – uppgifter om din hälsa – av följande skäl:

  • Du har gett ditt uttryckliga samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
  • Behandlingen är nödvändig för att du eller den personuppgiftsansvariga ska kunna fullgöra era skyldigheter och utöva era särskilda rättigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd, i den omfattning detta är tillåtet enligt EU-rätten där man fastställt lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer dina grundläggande rättigheter och intressen.
  • Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse. Behandlingen ska då ske på grundval av EU-lagstiftning som ska stå i proportion till syftet med behandlingen, vara förenlig med det väsentliga innehållet i rätten till personuppgiftsskydd och föreskriva lämpliga och specifika åtgärder för att skydda dina grundläggande rättigheter och intressen.

     

  1. Vilka personuppgifter samlar ni in och behandlar?

Epso samlar in följande typer av personuppgifter:

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Titel
  • Mejladress
  • Ansökningsnummer (om du har ett)
  • Det språk du föredrar att kommunicera på
  • Telefonnummer (frivillig uppgift)
  • Eventuellt andra kategorier av personuppgifter som finns i din fråga

Du måste uppge följande uppgifter: för- och efternamn, titel, mejladress, ansökningsnummer (om du har ett) och språkval för kommunikationen. Om du inte uppger de här personuppgifterna kan du inte lämna in din förfrågan till kontaktcentrum.

 

  1. Hur länge sparas personuppgifterna?

Epso sparar uppgifterna bara så länge som behövs för att uppfylla syftet med deras insamling och behandling, dvs. två år från den dag då vi tar emot uppgifterna.

För förfrågningar som kräver en särskild typ av vidare behandling (t.ex. rättsliga klagomål) kan uppgifterna eventuellt behöva sparas längre. Lagringstiderna specificeras i de dataskyddsregister som gäller för den särskilda typen av vidare behandling.

 

  1. Hur skyddar ni mina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens servrar. Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

 

  1. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa gällande regler och eventuella överenskommelser om sekretess.

Mottagare av uppgifterna:

  • Den Epsopersonal (och eventuellt urvalskommittéer) som behöver följa upp förfrågningarna har tillgång till alla uppgifter som anses nödvändiga för att de ska kunna fullgöra sina uppgifter.
  • Om du lämnar in en administrativ förfrågan eller ett administrativt klagomål enligt artikel 90.1 respektive 90.2 i tjänsteföreskrifterna och/eller överklagar till EU:s domstolar, även den juridiska avdelningen vid den berörda tillsättningsmyndigheten och/eller EU:s domstolar.
  • Anställda vid Olaf, IDOC, IAS och revisionsrätten på begäran, begränsat till vad som är nödvändigt för officiella utredningar eller revisionsändamål.
  • Anställda hos Europeiska ombudsmannen på begäran, begränsat till vad som är nödvändigt för officiella utredningar och förfrågningar.

Vi lämnar inte ut några personuppgifter till utomstående, utom i den mån och i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag.

 

  1. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till och rätta dina personuppgifter om de är felaktiga eller ofullständiga. I vissa fall har du rätt att radera dina uppgifter eller begränsa eller invända mot behandlingen. Du kan också ha rätt till dataportabilitet.

Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 5.1 a om du har särskilda skäl.

Du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till Epso för den behandling som beskrivs här. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till kommissionens dataskyddsombud eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 9).

Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10).

 

  1. Vem kan jag kontakta?
     
  • Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta den personuppgiftsansvariga via Epsos webbformulär.

  • Kommissionens dataskyddsombud

Mejla kommissionens dataskyddsombud (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725.

  • Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).

 

  1. Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Gå till registret

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-01156.