ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Η παρούσα δήλωση περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής παρέχει πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία και την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων.

Πράξη επεξεργασίας: EPSO - Υπηρεσία επικοινωνίας με τους υποψηφίους

Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων: EPSO

Στοιχεία αναφοράς: DPR-EC-01156.1

1. Εισαγωγή

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή (στο εξής: Επιτροπή) δεσμεύεται να προστατεύει τα προσωπικά σας δεδομένα και να σέβεται την ιδιωτική σας ζωή. Η Επιτροπή συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001).

Στην παρούσα δήλωση περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής εξηγείται ο λόγος επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων, ο τρόπος συλλογής, διαχείρισης και προστασίας όλων των παρεχόμενων προσωπικών δεδομένων, πώς χρησιμοποιούνται αυτά και ποια δικαιώματα έχετε ως προς τα προσωπικά σας δεδομένα. Επίσης, ορίζονται τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας δεδομένων ενώπιον του οποίου μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, καθώς και του υπευθύνου προστασίας δεδομένων και του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων.

Οι πληροφορίες σχετικά με την πράξη επεξεργασίας «EPSO - Υπηρεσία επικοινωνίας με τους υποψηφίους» την οποία πραγματοποιεί η EPSO παρουσιάζονται παρακάτω.

2. Γιατί και πώς επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα;

Σκοπός της πράξης επεξεργασίας: Η EPSO συλλέγει και χρησιμοποιεί τα προσωπικά σας στοιχεία για να επεξεργάζεται και να απαντά σε αιτήσεις παροχής πληροφοριών και σε διάφορα άλλα ερωτήματα που υποβάλλονται στην EPSO μέσω της υπηρεσίας επικοινωνίας με τους υποψηφίους.

Η υπηρεσία επικοινωνίας της EPSO με τους υποψηφίους είναι μια υπηρεσία παροχής πληροφοριών σε πολίτες (συμπεριλαμβανομένων των υποψηφίων), η οποία δίνει άμεσες και εξατομικευμένες απαντήσεις ή/και παραπέμπει τους πολίτες σε άλλες σχετικές πηγές παροχής πληροφοριών ή συμβουλών για θέματα που σχετίζονται με την επιλογή προσωπικού για τα όργανα της ΕΕ. Όπου κρίνεται σκόπιμο, οι πολίτες παραπέμπονται σε υπάλληλο των οργάνων της ΕΕ ή άλλης υπηρεσίας που μπορεί να λύσει τις απορίες τους.

Τα προσωπικά σας δεδομένα δεν θα χρησιμοποιηθούν για αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, ούτε για την κατάρτιση προφίλ.

3. Για ποιους νομικούς λόγους επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα;

Επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα, διότι:

• η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο όργανο ή τον οργανισμό της Ένωσης,

• η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας.

Η βάση για την επεξεργασία έχει καθοριστεί στις ακόλουθες νομοθετικές πράξεις της Ένωσης:

Κανονισμός αριθ. 31 (ΕΟΚ), 11 (EKAE) περί καθορισμού της υπηρεσιακής καταστάσεως των υπαλλήλων και του καθεστώτος που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητος και της Ευρωπαϊκής Κοινότητος Ατομικής Ενέργειας (ΕΕ 45 της 14.6.1962, σ. 1385), όπως τροποποιήθηκε τελευταία με τον εκτελεστικό κανονισμό της Επιτροπής (EΕ) 2016/1611 της 7ης Ιουλίου 2016. Απόφαση αριθ. 2002/620/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, του Δικαστηρίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Ευρωπαϊκής Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής, της Επιτροπής των Περιφερειών και του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, της 25ης Ιουλίου 2002, για την ίδρυση της υπηρεσίας επιλογής του προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Απόφαση των Γενικών Γραμματέων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Γραμματέα του Δικαστηρίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής, της Επιτροπής των Περιφερειών και του αντιπροσώπου του ευρωπαίου διαμεσολαβητή της 25ης Ιουλίου 2002 σχετικά με την οργάνωση και τη λειτουργία της υπηρεσίας επιλογής του προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Επεξεργαζόμαστε ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων - όπως, δεδομένα που αφορούν την υγεία - διότι:

• το υποκείμενο των δεδομένων έχει δώσει ρητή συγκατάθεση για την επεξεργασία αυτών των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους σκοπούς·
• η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των υποχρεώσεων και την άσκηση συγκεκριμένων δικαιωμάτων του υπεύθυνου επεξεργασίας ή του υποκειμένου των δεδομένων στον τομέα του εργατικού δικαίου και του δικαίου κοινωνικής ασφάλισης και κοινωνικής προστασίας, εφόσον επιτρέπεται από το δίκαιο της Ένωσης παρέχοντας κατάλληλες εγγυήσεις για τα θεμελιώδη δικαιώματα και τα συμφέροντα του υποκειμένου των δεδομένων·
• η επεξεργασία είναι απαραίτητη για λόγους ουσιαστικού δημόσιου συμφέροντος, βάσει του δικαίου της Ένωσης, το οποίο είναι αναλογικό προς τον επιδιωκόμενο στόχο, σέβεται την ουσία του δικαιώματος στην προστασία των δεδομένων και προβλέπει κατάλληλα και συγκεκριμένα μέτρα για τη διασφάλιση των θεμελιωδών δικαιωμάτων και των συμφερόντων του υποκειμένου των δεδομένων.
  
   

4. Ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε;

Για τους σκοπούς αυτής της πράξης επεξεργασίας η EPSO συλλέγει τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:

• όνομα
• επώνυμο
• τίτλος
• ηλεκτρονική διεύθυνση
• αριθμό υποψηφίου (εφόσον υπάρχει)
• προτιμώμενες γλώσσες επικοινωνίας
• αριθμό τηλεφώνου (προαιρετικό)
• ενδεχομένως, άλλες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων που περιέχονται στο κείμενο του ερωτήματος.

Η παροχή προσωπικών δεδομένων είναι υποχρεωτική για τα ακόλουθα πεδία: όνομα, επώνυμο, τίτλος, ηλεκτρονική διεύθυνση, αριθμός υποψηφίου (εφόσον υπάρχει), προτιμώμενες γλώσσες επικοινωνίας. Εάν δεν δώσετε τα προσωπικά σας δεδομένα, ενδέχεται να μην μπορείτε να υποβάλετε το ερώτημά σας στην υπηρεσία επικοινωνίας με τους υποψηφίους.

5. Για πόσο διάστημα διατηρούμε τα προσωπικά σας δεδομένα;

Η EPSO διατηρεί τα προσωπικά σας δεδομένα μόνο για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την εκπλήρωση του σκοπού της συλλογής ή της επεξεργασίας, δηλαδή για 2 έτη από την ημερομηνία κατά την οποία η EPSO λαμβάνει τα δεδομένα.

Στην περίπτωση ερωτημάτων που απαιτούν συγκεκριμένη περαιτέρω επεξεργασία (νομικές καταγγελίες κ.λπ.), ενδέχεται να ισχύουν διαφορετικές περίοδοι διατήρησης οι οποίες καθορίζονται στα σχετικά αρχεία προστασίας δεδομένων που ισχύουν για τον συγκεκριμένο τύπο περαιτέρω επεξεργασίας.

6. Πώς προστατεύουμε και διασφαλίζουμε τα προσωπικά σας δεδομένα;

Όλα τα προσωπικά δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή (ηλεκτρονικά μηνύματα, έγγραφα, βάσεις δεδομένων, τηλεφορτωθείσες δέσμες δεδομένων κ.λπ.) αποθηκεύονται στους εξυπηρετητές της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Όλες οι πράξεις επεξεργασίας εκτελούνται σύμφωνα με την απόφαση (EΕ, Ευρατόμ) 2017/46 της Επιτροπής, της 10ης Ιανουαρίου 2017, σχετικά με την ασφάλεια των συστημάτων επικοινωνίας και πληροφοριών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

Για την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων, η Επιτροπή έχει θέσει σε εφαρμογή μια σειρά τεχνικών και οργανωτικών μέτρων. Τα τεχνικά μέτρα περιλαμβάνουν κατάλληλες δράσεις για την αντιμετώπιση της ασφάλειας στο διαδίκτυο, του κινδύνου απώλειας δεδομένων, της αλλοίωσης των δεδομένων ή της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, λαμβάνοντας υπόψη τον κίνδυνο που ενέχει η επεξεργασία και η φύση των προσωπικών δεδομένων που υπόκεινται σε επεξεργασία. Τα οργανωτικά μέτρα περιλαμβάνουν τον περιορισμό της πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα αποκλειστικά σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα με νόμιμη ανάγκη να τα γνωρίζουν για τους σκοπούς της εν λόγω πράξης επεξεργασίας.

7. Ποιοι έχουν πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα και σε ποιους κοινοποιούνται;

Πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα παρέχεται στο προσωπικό της Επιτροπής που είναι αρμόδιο για την εκτέλεση αυτής της πράξης επεξεργασίας, καθώς και σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό σύμφωνα με την αρχή «ανάγκη να γνωρίζω». Το εν λόγω προσωπικό συμμορφώνεται με τις εκ του νόμου προβλεπόμενες υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και, όπου απαιτείται, με πρόσθετες ρήτρες εμπιστευτικότητας.

Αποδέκτες δεδομένων είναι:

• το προσωπικό της EPSO (και, εφόσον ισχύει, η εξεταστική επιτροπή) που καλείται να δώσει συνέχεια σε ερωτήματα: πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα που κρίνονται αναγκαία για την εκτέλεση των καθηκόντων του.
• δικαστήρια της ΕΕ, νομικές υπηρεσίες της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής: σε περίπτωση διοικητικής αίτησης ή ένστασης σύμφωνα με το άρθρο 90 παράγραφοι 1 ή 2 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, ή/και δικαστικής προσφυγής ενώπιον των δικαστηρίων της ΕΕ.
• οι OLAF, IDOC, IAS και το Ελεγκτικό Συνέδριο: κατόπιν αιτήματος, πρόσβαση αποκλειστικά στα δεδομένα που είναι αναγκαία για επίσημες έρευνες ή για σκοπούς λογιστικού ελέγχου.
• ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής: κατόπιν αιτήματος, πρόσβαση αποκλειστικά στα δεδομένα που είναι αναγκαία για επίσημες έρευνες.

Οι πληροφορίες που συλλέγουμε δεν κοινοποιούνται σε κανένα τρίτο μέρος, παρά μόνο στον βαθμό και για σκοπό που ενδεχομένως επιβάλλεται από τον νόμο.

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Ως «υποκείμενο των δεδομένων» έχετε συγκεκριμένα δικαιώματα βάσει του κεφαλαίου ΙΙΙ (άρθρα 14-25) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, ιδίως το δικαίωμα πρόσβασης και διόρθωσης των προσωπικών σας δεδομένων εφόσον αυτά είναι ανακριβή ή ελλιπή. Κατά περίπτωση, έχετε δικαίωμα διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων, δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας τους, δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία τους, καθώς και δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων.

Έχετε το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, η οποία εκτελείται νόμιμα σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α), για λόγους που σχετίζονται με την κατάστασή σας.

Έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας για την παροχή των προσωπικών σας δεδομένων στην EPSO για την παρούσα πράξη επεξεργασίας. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή με κοινοποίηση στον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων. Η ανάκληση της συγκατάθεσης δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν από την ανάκληση.

Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας επικοινωνώντας με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων ή, σε περίπτωση διαφωνίας με αυτόν, με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Αν χρειαστεί, μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων. Τα στοιχεία επικοινωνίας τους παρέχονται στο σημείο 9 παρακάτω.

Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας στο πλαίσιο μίας ή περισσότερων συγκεκριμένων πράξεων επεξεργασίας, περιγράψτε στην αίτησή σας τις εν λόγω πράξεις (δίνοντας τα στοιχεία αναφοράς σύμφωνα με το σημείο 10 παρακάτω).

9. Στοιχεία επικοινωνίας
    

• Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων

Εάν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, εάν έχετε παρατηρήσεις, ερωτήματα ή ζητήματα που σας ανησυχούν, ή θέλετε να υποβάλετε καταγγελία σχετικά με τη συλλογή και τη χρήση των προσωπικών σας δεδομένων, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, μέσω του ηλεκτρονικού δελτίου της EPSO.

• Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (ΥΠΔ) της Επιτροπής

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) για θέματα σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

• Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ)

Έχετε το δικαίωμα προσφυγής (δηλ. μπορείτε να υποβάλετε ένσταση) στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (edps@edps.europa.eu) αν κρίνετε ότι, λόγω της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων από τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, παραβιάστηκαν τα δικαιώματά σας που απορρέουν από τον κανονισμό (EΕ) 2018/1725.

10. Πού θα βρείτε αναλυτικότερες πληροφορίες;

Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (ΥΠΔ) της Επιτροπής δημοσιεύει το μητρώο όλων των πράξεων επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων τις οποίες διενεργεί η Επιτροπή και οι οποίες έχουν τεκμηριωθεί και του έχουν κοινοποιηθεί. Έχετε πρόσβαση στο εν λόγω μητρώο μέσω του παρακάτω συνδέσμου: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Η συγκεκριμένη πράξη επεξεργασίας έχει καταχωριστεί στο δημόσιο μητρώο του ΥΠΔ με τα ακόλουθα στοιχεία αναφοράς: DPR-EC-01156.