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Sylvie S. – Cheffe d’administration à la Délégation de l’UE au Rwanda

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Pouvez-vous nous raconter un peu de votre expérience avant de devenir Cheffe d’administration dans une Délégation de l’UE ?

J’ai étudié l’expertise comptable en France. J’ai travaillé comme expert-comptable et auditeur pendant 10 ans en France et l’Ile de la Réunion. Je suis partie en famille au Niger puis en Zambie où j’ai eu l’opportunité de travailler comme agent local dans les sections contrats/Finance/Audit des Délégations de l’Union européenne à Niamey et à Lusaka. De là est partie mon envie de devenir Cheffe d’administration en délégation. Après quelques années à Bruxelles comme agent contractuel financier à la RTD et chez EASME, EPSO a lancé le premier concours de Chefs d’administration en délégations. La chance de ma vie !

Quel est le rôle d’un Chef d’administration dans une Délégation de l’UE ?

Le Chef d’administration est le manager des ressources au sein de la délégation. Ils assistent les collègues dans la préparation des visites de haut niveau du ‘siège’, ils assurent la logistique des évènements de visibilité de la délégation comme la célébration du 9 Mai (Journée de l’Europe), ils participent à la coordination du ‘réseau Schengen’ avec les États membres présents dans le pays.

Les ressources humaines : Ils accueillent les collègues expatriés et  les aident à s’installer au mieux dans leur nouvelle vie pour qu’ils soient vite performants dans leur nouveau poste. Ils recrutent les agents locaux si besoin et gèrent leur dossier personnel (congés, absence, formation, salaire, évaluation, promotion, couverture médicale…). Ils sont  eux-mêmes à la tête d’une équipe de 10 à 15 agents locaux au sein de la section administrative de la délégation.

Les ressources financières : Le Chef d’administration est aussi le régisseur d’avance et gère le budget administratif (2 à 3 millions d’euros annuels en fonction de la taille de la délégation). Ils sont  responsables en tant que vérificateurs des dépenses administratives de la délégation. Ils administrent chaque dépense en fonction de son montant et vérifient l’application de la réglementation financière européenne.

Les ressources logistiques : Le Chef d’administration gère le bâtiment qui abrite les bureaux de la délégation, la résidence du Chef de délégation, les maisons des expatriés et la flotte des véhicules. Ils sont responsables de l’inventaire de tous les actifs.  Ils lancent les appels d’offres pour les équipements et services et gèrent au quotidien les contrats qui en découlent (achat d’équipement, IT, services de sécurité, de nettoyage, de maintenance…).

Les Chefs d’administration ont une relation privilégiée avec les Chefs de délégation qu’ils secondent au quotidien sur tous les aspects administratifs. Ils participent aux réunions hebdomadaires de management.

Quels sont les principaux défis inhérents à ce poste ?

Le Chef d’administration est un élément clé au sein de la délégation. Sa disponibilité, son enthousiasme et son dynamisme contribuent à créer une atmosphère sereine où chacun trouve sa place.

Chaque poste est différent, offre de nouveaux défis et de nouvelles opportunités. On y apporte la connaissance et l’expertise des postes précédents, on y apprend des nouvelles méthodes de faire. C’est parfois frustrant de partir avec l’impression de n’avoir pas « fini » son projet. Mais on a la certitude que notre successeur reprendra le flambeau !