Ak sa uvoľní pracovné miesto, inštitúcie preskúmajú profily úspešných uchádzačov s cieľom identifikovať tých, ktorí najviac vyhovujú ich potrebám (napr. pokiaľ ide o vzdelanie, odbornú prax a jazykové zručnosti).

Inštitúcie sa takisto môžu rozhodnúť, že informácie o voľných miestach poskytnú úspešným uchádzačom príslušných výberových konaní prostredníctvom ich používateľského konta EPSO.

Inštitúcie môžu kontaktovať úspešných uchádzačov, pozvať ich na pohovor a v závislosti od výsledku im formálne ponúknuť pracovné miesto. Z praktických dôvodov je možné, že uchádzači budú musieť pred prijatím rozhodnutia o vymenovaní podstúpiť lekársku prehliadku.