ADATVÉDELMI NYILATKOZAT – AZ ÖN SZEMÉLYES ADATAINAK VÉDELME

Adatkezelési művelet: A személyzeti szabályzat 90. cikkének (2) bekezdése szerinti panaszok és a 90. cikk (1) bekezdése szerinti kérelmek kezelése.

Adatkezelő: EPSO

Hivatkozási szám: DPR-EC-01152.1

1. Bevezetés

Ebből az adatvédelmi nyilatkozatból megtudhatja, hogyan és milyen okból gyűjtjük és kezeljük a megadott személyes adatok összességét, és hogyan gondoskodunk a védelmükről. Ismertetjük, hogy pontosan mire használjuk fel a megadott információkat, és hogy Ön milyen jogokkal élhet az adataival kapcsolatban (egyebek mellett a hozzáférés, a helyesbítés és a zárolás jogával).

Az európai intézmények elkötelezetten védelmezik és tiszteletben tartják az emberek magánszféráját. Tekintettel arra, hogy ez a szolgáltatás/alkalmazás személyes adatok gyűjtésével és kezelésével jár, a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 45/2001/EK rendelet és az 1247/2002/EK határozat hatályon kívül helyezéséről szóló, 2018. október 23-i (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelet [1] alkalmazandó.

Ez az adatvédelmi nyilatkozat a személyzeti szabályzat 90. cikkének (2) bekezdése szerinti panaszok és a 90. cikk (1) bekezdése szerinti kérelmek kezelésére vonatkozik. Ezek a cikkek megfogalmazzák, hogy:

• bárki, akire a személyzeti szabályzat alkalmazandó, benyújthat a kinevezésre jogosult hatósághoz, illetve a munkaszerződés megkötésére jogosult hatósághoz kérelmet önmagára vonatkozóan, a 90. cikk (1) bekezdésével összhangban;
• bárki, akire a személyzeti szabályzat alkalmazandó, benyújthat a kinevezésre jogosult hatósághoz, illetve a munkaszerződés megkötésére jogosult hatósághoz panaszt az őt kedvezőtlenül érintő intézkedések ellen, a 90. cikk (2) bekezdésével összhangban.

A fent említett esetekben a személyes adatokat az Európai Személyzeti Hivatal (EPSO) kezeli.

2. Milyen célból gyűjtjük és kezeljük az Ön adatait?

Az adatkezelés célja: az EPSO azért gyűjti és használja fel az Ön személyes adatait, hogy kezelje az Ön által a személyzeti szabályzat 90. cikkének (1), illetve (2) bekezdésével összhangban benyújtott kérelmet vagy panaszt. Az Ön személyes adatait nem dolgozzuk fel tovább a fenti céllal nem összeegyeztető módon.

Az adatkezelés jogszerűsége: az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikkének a) (az adatkezelés közérdekből vagy az uniós intézményre vagy szervre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat teljesítéséhez szükséges) és b) pontja (a kinevezésre jogosult hatóság, illetve a munkaszerződés megkötésére jogosult hatóság kötelezettsége, hogy válaszoljon a kérelmekre/panaszokra a személyzeti szabályzat 90., 24. és 22c. cikke alapján).

Az adatkezelés jogalapja:

• A 31. EGK és 11. Euratom rendelet az Európai Közösség és az Európai Atomenergia-közösség tisztviselőinek személyzeti szabályzatáról és egyéb alkalmazottainak alkalmazási feltételeiről (HL P 45., 1962.6.14., 1385. o.);
• Az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, a Gazdasági és Szociális Bizottság, a Régiók Bizottsága és az Ombudsman 2002/620/EK határozata (2002. július 25.) az Európai Közösségek Személyzeti Felvételi Hivatalának létrehozásáról;
• Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság főtitkárainak, a Bíróság hivatalvezetőjének, a Számvevőszék, a Gazdasági és Szociális Bizottság és a Régiók Bizottsága főtitkárainak továbbá az Ombudsman képviselőjének 2002/621/EK határozata (2002. július 25.) az Európai Közösségek Személyzeti Felvételi Hivatalának szervezeti felépítéséről és működéséről.

3. Milyen adatokat gyűjtünk és kezelünk?

A következő személyes adatokat gyűjtjük és kezeljük:

• a panaszos/kérelmező által szolgáltatott adatok;
• az érintett szervezeti egység(ek) (vagyis bármely olyan szervezeti egység, amely a panasz/kérelem elemzése szempontjából releváns információkkal rendelkezik) által szolgáltatott adatok;
• az EPSO adatbázisaiban tárolt adatok.

Egyes esetekben – a panasz/kérelem tárgyától függően – orvosi adatok kezelésére is sor kerülhet.

4. Mennyi ideig tároljuk az Ön adatait?

A papíralapú adatokat 15 évig őrizzük meg. Ezután a történeti levéltárba kerülnek állandó megóvás végett.

Az elektronikus formátumú adatokat 15 évig őrizzük meg.

Ezekre a megőrzési időszakokra azért van szükség, hogy lehetőség legyen az EPSO által előzőleg kezelt ügyekkel való összevetésre, és ezáltal gondoskodjunk a személyzeti szabályzat egységes alkalmazásáról.

5. Hogyan gondoskodunk az Ön adatainak védelméről?

Az elektronikus formátumú adatokat (e-maileket, dokumentumokat, feltöltött adatkészleteket stb.) az Európai Bizottság szerverein tároljuk, melyeket az Európai Bizottság kommunikációs és információs rendszereinek biztonságáról szóló, 2017. január 10-i (EU, Euratom) 2017/46 bizottsági határozattal összhangban kell használni.

A felhasználók személyes adatainak védelme érdekében a Bizottság technikai és szervezeti intézkedéseket léptetett életbe. A technikai intézkedések megfelelő lépéseket foglalnak magukban az online biztonság szavatolása, valamint az adatvesztés kockázatával, az adatok megváltoztatásával és a jogosulatlan hozzáféréssel szembeni védelem érdekében. Ezek az intézkedések számolnak az adatkezelés révén előálló kockázatokkal, és figyelembe veszik a kezelt személyes adatok jellegét. A szervezeti intézkedések közé tartozik az, hogy a személyes adatokhoz csakis azok a feljogosított személyek férhetnek hozzá, akiknek erre indokoltan szükségük van ezen adatkezelés végrehajtásához.

6. Ki fér hozzá az Ön által megadott adatokhoz, és ki kapja meg azokat?

Az Ön adataihoz csak az arra feljogosított munkatársak férhetnek hozzá, a szükséges ismeret elvének megfelelően. Ezeket a munkatársakat jogszabályi kötelezettségek, illetve szükség esetén külön titoktartási megállapodások kötik.

A következő személyek kaphatják meg az Ön adatait:

• az EPSO jogi részlegének tagjai, a hierarchiának a határozatok aláírásában szerepet játszó tagjai – a teljes ügyirathoz hozzáférést kapnak;
• vizsgabizottságok tagjai és az EPSO-nak a jogi részleg és a hierarchia tagjain kívüli munkatársai – olyan mértékben kapnak hozzáférést az adatokhoz, amely elegendő a kérelmek/panaszok kezeléséhez szükséges magyarázatok és információk megküldéséhez;
• a Bizottság Jogi Szolgálata: rendszeresen konzultálni kell vele a panaszokra válaszul hozott határozattervezetekről – a teljes ügyirathoz hozzáférést kap;
• az EU bíróságai: bírósági jogorvoslat esetén – a teljes ügyirathoz hozzáférést kapnak;
• OLAF, Vizsgálati és Fegyelmi Hivatal, Belső Ellenőrzési szolgálat, Számvevőszék – kérésre és csak a hivatalos vizsgálatok, illetve ellenőrzések céljából szükséges mértékben kapnak hozzáférést;
• Európai ombudsman: kérésre és csak a vizsgálatokhoz szükséges mértékben kap hozzáférést.

7. Milyen jogok illetik meg Önt, és miként gyakorolhatja őket?

Az EU 2018/1725 rendelet 17–22. cikkével összhangban Ön jogosult arra, hogy törölje személyes adatait, korlátozza személyes adatainak a kezelését, valamint joga van ahhoz, hogy adatait egy másik adatkezelőnek továbbítsa (adathordozhatósághoz való jog). Ha gyakorolni kívánja ezeket a jogokat, küldjön üzenetet az EPSO-nak az online kapcsolatfelvételi űrlapon, nézeteltérés esetén forduljon az adatvédelmi tisztviselőhöz, illetve szükség esetén az európai adatvédelmi biztoshoz. Az említettek elérhetőségi adatai az 8. pontban találhatók.

8. Elérhetőségi adatok

Ha Ön gyakorolni szeretné az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait, illetve ha észrevételei, kérdései vagy aggályai vannak, illetve ha panaszt kíván benyújtani személyes adatainak gyűjtésével és felhasználásával kapcsolatban, kérjük, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel az EPSO online kapcsolatfelvételi űrlapjának kitöltésével.

Emellett kapcsolatba léphet:

• a Bizottság adatvédelmi tisztviselőjével – DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu
• az európai adatvédelmi biztossal – edps@edps.europa.eu

9. Hol lehet részletesebben tájékozódni?

A Bizottság adatvédelmi tisztviselője bárki számára hozzáférhető nyilvántartást vezet a személyes adatok kezelésével járó összes műveletről. A nyilvántartás a következő internetcímen tekinthető meg: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_hu

Ez a konkrét adatkezelési művelet a következő hivatkozási számmal szerepel az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartásában: DPR-EC-01152.1.