BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.

Gegevensverwerking: EPSO - Informatiedienst voor kandidaten

Verwerkingsverantwoordelijke: EPSO

Referentie: DPR-EC-01156.1

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001.

Deze privacyverklaring geeft uitleg over de reden voor de verwerking van uw persoonsgegevens, de manier waarop wij alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hieronder vindt u informatie over de verwerking in het kader van de “Informatiedienst voor EPSO-kandidaten” van EPSO.

2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerking: EPSO verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens om verzoeken om informatie en verscheidene andere vragen die via de EPSO-Informatiedienst voor kandidaten bij EPSO worden ingediend, te verwerken en te beantwoorden.

De Informatiedienst voor EPSO-kandidaten is een informatiedienst voor burgers (met inbegrip van kandidaten), die rechtstreeks antwoorden geeft op individuele basis en/of burgers doorverwijst naar andere relevante bronnen van informatie of advies over vragen met betrekking tot de selectie van personeel voor de Europese instellingen. Zo nodig wordt de betrokkene in contact gebracht met een medewerker van een EU-instelling of een andere instantie die in staat zou moeten zijn diens probleem op te lossen.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, noch voor profilering.

3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat:

• de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend;

• de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.

De basis voor de verwerking is vastgelegd in de volgende wetgeving van de Unie:

Verordening nr. 31 (EEG), 11 (EGA), tot vaststelling van het Statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (PB 45 van 14.6.1962, blz. 1385), laatstelijk gewijzigd bij Gedelegeerde Verordening (EU) 2016/1611 van de Commissie van 7 juli 2016. Besluit nr. 2002/620/EG van het Europees Parlement, de Raad, de Europese Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de Europese Ombudsman van 25 juli 2002 betreffende de oprichting van het Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen. Besluit 2002/621/EG van de secretarissen-generaal van het Europees Parlement, van de Raad en van de Europese Commissie, de griffier van het Hof van Justitie, de secretarissen-generaal van de Rekenkamer, van het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's, en de vertegenwoordiger van de Europese Ombudsman van 25 juli 2002 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor personeelsselectie van de Europese Gemeenschappen.

We verwerken bijzondere categorieën persoonsgegevens — namelijk gegevens over gezondheid — op de volgende gronden:

• de betrokkene heeft uitdrukkelijke toestemming gegeven voor de verwerking van die persoonsgegevens voor een of meer welbepaalde doeleinden;
• de verwerking is noodzakelijk met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van de verwerkingsverantwoordelijke of de betrokkene op het gebied van het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht, voor zover zulks is toegestaan bij het Unierecht dat passende waarborgen voor de grondrechten en de fundamentele belangen van de betrokkene biedt;
• de verwerking is noodzakelijk om redenen van zwaarwegend algemeen belang, op grond van het Unierecht, waarbij de evenredigheid met het nagestreefde doel wordt gewaarborgd, de wezenlijke inhoud van het recht op bescherming van persoonsgegevens wordt geëerbiedigd en passende en specifieke maatregelen worden getroffen ter bescherming van de grondrechten en de fundamentele belangen van de betrokkene.
  
   

4. Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld en verder verwerkt?

Om deze verwerking te kunnen uitvoeren, verzamelt EPSO de volgende categorieën persoonsgegevens:

• voornaam
• achternaam
• aanspreektitel
• e-mailadres
• kandidaat- of sollicitatienummer (indien van toepassing)
• uw voorkeurstaal
• telefoonnummer (facultatief)
• mogelijk andere categorieën persoonsgegevens die in de tekst van de zoekopdracht zijn vervat.

De verstrekking van persoonsgegevens is verplicht voor de volgende velden: voornaam, achternaam, aanspreektitel, e-mailadres, kandidaat- of sollicitatienummer (voor zover beschikbaar), voorkeurstalen voor het antwoord. Als u uw persoonsgegevens niet verstrekt, kunt u uw zoekopdracht niet bij de Informatiedienst voor kandidaten indienen.

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

EPSO bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verzameling of verdere verwerking ervan, te weten 2 jaar vanaf de datum waarop EPSO de gegevens ontvangt.

In het geval van vragen waarvoor een specifieke vorm van verdere verwerking nodig is (juridische klachten enz.), kunnen andere bewaartermijnen gelden; deze worden vermeld in de relevante gegevensbeschermingsteksten die van toepassing zijn op het specifieke type verdere verwerking.

6. Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade data enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie. Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen hebben betrekking op onlineveiligheid en beperking van het risico van gegevensverlies, wijziging van gegevens of ongeoorloofde toegang, waarbij rekening wordt gehouden met het risico dat de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens inhouden. Organisatorische maatregelen omvatten het beperken van de toegang tot de persoonsgegevens tot enkel bevoegde personen die deze kennis voor verwerkingsdoeleinden nodig hebben.

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze meegedeeld?

Uw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor de verwerking ervan en voor bevoegd personeel volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire en, waar nodig, aanvullende vertrouwelijkheidsverplichtingen.

Ontvangers van gegevens:

• EPSO-medewerkers (en indien van toepassing jury’s) die een follow-up moeten geven aan de vragen: hebben toegang tot alle voor de uitvoering van hun taken noodzakelijk geachte gegevens.
• Rechterlijke instanties van de EU, juridische diensten van het betrokken tot aanstelling bevoegde gezag: in geval van een administratief verzoek of een klacht uit hoofde van artikel 90, lid 1 of lid 2, van het Ambtenarenstatuut, en/of een gerechtelijk beroep bij de rechterlijke instanties van de EU.
• OLAF, IDOC, IAS en de Rekenkamer: op verzoek en beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor officiële onderzoeken of auditdoeleinden.
• Europese Ombudsman: op verzoek en beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor officiële onderzoeken en inspecties.

We geven geen gegevens door aan derden, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

U heeft specifieke rechten als “betrokkene” ingevolge hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht om uw persoonsgegevens in te zien en deze te rectificeren indien ze onjuist of onvolledig zijn. Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen, om beperkingen te stellen aan de verwerking ervan, om tegen de verwerking ervan bezwaar te maken en om uw persoonsgegevens over te dragen.

U heeft het recht om vanwege redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de – uit hoofde van artikel 5, lid 1, onder a), rechtmatige – verwerking van uw persoonsgegevens.

U heeft EPSO toestemming gegeven voor de verwerking van uw gegevens. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. Het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking voorafgaand aan die intrekking van uw toestemming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, met de functionaris voor gegevensbescherming. U kunt u eventueel ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. De contactgegevens staan vermeld in punt 9.

Indien u uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingshandelingen wenst uit te oefenen, dient u in uw verzoek een beschrijving hiervan te geven (d.w.z. hun referentienummer(s) zoals vermeld in punt 10).

9. Contactinformatie
    

• De verwerkingsverantwoordelijke

Indien u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen of als u opmerkingen, vragen of zorgen hebt, of indien u een klacht wilt indienen met betrekking tot het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke via het EPSO-Webformulier.

• De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

U hebt het recht bezwaar te maken (d.w.z. u kunt een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu) indien u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 door de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke zijn geschonden.

10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: http://ec.europa.eu/dpo-register

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO onder volgende referentie: DPR-EC-01156.