DECLARAÇÃO DE CONFIDENCIALIDADE - PROTEÇÃO DOS DADOS PESSOAIS

Operação de tratamento: Tratamento das reclamações e requerimentos apresentados ao abrigo, respetivamente, do artigo 90.º, n.º 2, e do artigo 90.º, n.º 1, do Estatuto dos Funcionários da União Europeia e Regime Aplicável aos Outros Agentes da União.

Responsável pelo tratamento: EPSO

Referência do registo: DPR-EC-01152.1

1. Introdução

A presente declaração de confidencialidade explica por que motivo tratamos os seus dados pessoais, como os recolhemos, mantemos e protegemos, e de que forma utilizamos as informações obtidas, e enumera os direitos que lhe assistem (direito a aceder, retificar, apagar, etc.) relativamente aos mesmos.

As instituições europeias comprometem-se a proteger e a respeitar a sua privacidade. Uma vez que este serviço procede à recolha e tratamento de dados pessoais, é aplicável o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições, órgãos e outros organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.º 45/2001 e a Decisão n.º 1247/2002/CE [1].

A presente declaração diz respeito ao tratamento das reclamações e requerimentos apresentados ao abrigo, respetivamente, do artigo 90.º, n.º 2, e do artigo 90.º, n.º 1, do Estatuto. Os referidos artigos estabelecem que:

• qualquer pessoa a quem o Estatuto seja aplicável pode submeter um requerimento à entidade competente para proceder a nomeações/entidade habilitada a concluir contratos de admissão, convidando-a a tomar uma decisão a seu respeito (artigo 90.º, n.º 1)
• qualquer pessoa a quem o Estatuto seja aplicável pode apresentar à entidade competente para proceder a nomeações/entidade habilitada a concluir contratos de admissão uma reclamação contra um ato que lhe cause prejuízo (artigo 90.º, n.º 2)

Os dados pessoais relativos aos processos acima referidos são tratados pelo Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO).

2. Por que motivo tratamos os seus dados pessoais?

Finalidade do tratamento: o EPSO recolhe e utiliza os seus dados pessoais para tratar do seu requerimento ou reclamação (apresentados ao abrigo do artigo 90.º, n.º 1 e n.º 2, do Estatuto); os seus dados pessoais não serão tratados para outros fins.

Legalidade do tratamento: Regulamento (UE) 2018/1725 - artigo 5.º, alínea a) (tratamento necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos) e b) (tratamento necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que a entidade competente para proceder a nomeações/entidade habilitada a concluir contratos de admissão está sujeita para dar resposta a requerimentos/reclamações apresentados com base nos artigos 90.º, 24.º e 22.º-C do Estatuto).

Fundamento jurídico do tratamento de dados:

• Regulamento n.º 31 (CEE), n.º 11 (CEEA) que fixa o Estatuto dos Funcionários e o Regime aplicável aos outros agentes da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica (JO 45 de 14.6.1962, p. 1385).
• Decisão 2002/620/CE do Parlamento Europeu, do Conselho, da Comissão, do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social, do Comité das Regiões e do Procurador de Justiça, de 25 de Julho de 2002, que institui o Serviço de Seleção do Pessoal das Comunidades Europeias
• Decisão 2002/621/CE dos Secretários-Gerais do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, do Escrivão do Tribunal de Justiça, dos Secretários-Gerais do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social e do Comité das Regiões e do representante do Provedor de Justiça de 25 de julho de 2002 relativa à organização e funcionamento do Serviço de Seleção do Pessoal das Comunidades Europeias

3. Que tipo de dados recolhemos e tratamos?

Os dados pessoais que recolhemos e tratamos são os seguintes:

• dados fornecidos pelo autor da reclamação/requerimento
• dados fornecidos pelo(s) serviço(s) em causa (ou seja, qualquer serviço com informações relevantes para a análise da reclamação/requerimento)
• dados armazenados nas bases de dados do EPSO

Em certos casos, dependendo do objeto da reclamação/requerimento, podem ser tratados dados médicos.

4. Durante quanto tempo conservamos os seus dados?

Os dados em suporte de papel são conservados por um período de 15 anos, sendo posteriormente transferidos para o arquivo histórico para conservação permanente.

Os dados em formato eletrónico são conservados por um período de 15 anos.

Estes períodos de conservação são necessários para permitir a eventual comparação com casos anteriores tratados pelo EPSO, a fim de garantir uma aplicação uniforme do Estatuto.

5. Como protegemos os seus dados pessoais?

Todos os dados em formato eletrónico (mensagens, documentos, lotes de dados carregados, etc.) são armazenados nos servidores da Comissão Europeia, que devem ser utilizados em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.

A Comissão adotou uma série de medidas de caráter técnico e organizativo para proteger os seus dados pessoais. Entre as medidas técnicas, figuram medidas para garantir a segurança em linha e proteger do risco de perda ou alteração de dados ou de acesso não autorizado aos mesmos, tendo em conta os riscos inerentes ao tratamento e a natureza dos dados tratados. Entre as medidas organizativas, inclui-se a restrição do acesso aos dados às pessoas devidamente autorizadas e com necessidade legítima de tomar conhecimento dos mesmos para fins deste tratamento.

6. Quem tem acesso aos seus dados e a quem são divulgados?

O acesso aos seus dados é facultado a membros do pessoal autorizados de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento». Os membros do pessoal em questão estão sujeitos a obrigações estatutárias e a eventuais acordos de confidencialidade suplementares.

Podem receber os seus dados:

• membros do serviço jurídico do EPSO, responsáveis hierárquicos que participam na assinatura das decisões - acesso aos processos completos
• membros de júris e painéis de seleção e membros do pessoal do EPSO que não sejam membros do setor jurídico nem responsáveis hierárquicos - na medida do necessário, para dar as explicações e informações necessárias ao tratamento de requerimentos/reclamações
• serviço jurídico da Comissão (sistematicamente consultado sobre projetos de decisão que dêem resposta a reclamações) - acesso aos processos completos
• tribunais da UE - em caso de recurso judicial, acesso aos processos completos
• OLAF, IDOC, SAI e Tribunal de Contas - mediante pedido e na medida do necessário, para levar a cabo investigações oficiais ou para efeitos de auditoria
• Provedor de Justiça Europeu - mediante pedido e na medida do necessário para levar a cabo investigações

7. Quais são os seus direitos e como pode exercê-los?

Em conformidade com os artigos 17.º a 22.º do Regulamento (UE) 2018/1725, tem o direito de aceder, retificar ou apagar os seus dados, bem como o direito à portabilidade dos mesmos e o direito de restringir o respetivo tratamento. Para exercer os seus direitos, contacte por correio eletrónico o EPSO, utilizando o formulário de contacto eletrónico do EPSO, ou em caso de conflito, o responsável pela proteção de dados e, se necessário, a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados. Para o efeito, utilize os elementos de contacto indicados no ponto 8.

8. Contactos

Se quiser apresentar observações, questões ou dúvidas ou se pretender apresentar uma queixa no que se refere à recolha e utilização dos seus dados pessoais, contacte o responsável pelo tratamento dos dados através do formulário de contacto eletrónico do EPSO.

Também pode contactar:

• o responsável pela proteção de dados da Comissão - DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu
• a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD) - edps@edps.europa.eu

9. Mais informações

O responsável pela proteção de dados da Comissão publica um registo de todas as operações que envolvem o tratamento de dados pessoais. Pode aceder a esse registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register

Esta operação de tratamento específica foi inscrita no registo público do responsável pela proteção de dados da Comissão com a referência DPR-EC-01152.1.