Az intézmények a tartaléklistáról csupán meghatározott számú sikeres pályázót vehetnek fel. A pontos számot csak az EPSO és az uniós intézmények ismerik. 

Ezek a kvóták annak függvényében lettek meghatározva, hogy egy-egy intézménynek egy adott időtartamban hány új alkalmazottra van szüksége. 

Amíg a kvóta (kvóták) érvényben van(nak), más intézmény csak akkor vehet fel valakit a listáról, ha az intézmény(ek), melynek részére kvóta lett meghatározva, ehhez hozzájárul(nak). 

A kvótát a tartaléklista közzététele után 3 hónappal (általános versenyvizsgák esetében) vagy 6 hónappal (bizonyos szakmai profilú versenyvizsgák esetében) töröljük, vagy a kvóta érvényességét az érintett intézmény(ek) jóváhagyásával meghosszabbíthatjuk.

Az EPSO nem vesz részt a kvóta törlésére irányuló döntéshozatalban, de az ilyen döntéseket a lehető leghamarabb közzéteszi a versenyvizsga honlapján.