Valintalautakunta ottaa huomioon ainoastaan asiakirjat, jotka hakija on asianmukaisesti ladannut ja linkittänyt EPSO-tililleen rekisteröimäänsä kilpailuhakemukseen. Näillä asiakirjoilla todistetaan hakemuslomakkeessa annetut tiedot, joiden perusteella hakija on hyväksytty kilpailuun.

Jokaiseen sähköisen hakemuslomakkeen tietueeseen (koulutus ja työkokemus) on liitettävä asianmukaiset todistusasiakirjat. Jokainen ladattu asiakirja on linkitettävä siihen tietueeseen, johon se viittaa sähköisessä hakemuksessa. Ohjeet asiakirjojen lataamisesta ovat saatavilla kohdassa Miten lataan todistusasiakirjat järjestelmään / linkitän ne hakemukseeni?

1. Henkilötiedot: jäljennös voimassa olevasta henkilökortista tai passista

2. Koulutus:

• Tutkintotodistus, joka oikeuttaa osallistumaan kilpailuun kilpailuilmoituksen kohdassa Erityiset edellytykset – tutkinnot, todistukset ja työkokemus vaaditun mukaisesti:
  • AST-kilpailut: keskiasteen ja sen jälkeiset tutkintotodistukset
  • AD-kilpailut: keskiasteen jälkeiset tutkintotodistukset.
• Tutkintotodistuksen virallinen tunnustaminen tarvittaessa: sekä EU-maissa että EU:n ulkopuolisissa maissa myönnetyillä tutkintotodistuksilla on oltava valtion viranomaisen, esimerkiksi opetusministeriön, hyväksyntä. Ks. myös: Hyväksyykö EPSO EU:n ulkopuolisissa maissa myönnetyt kelpoisuutta osoittavat asiakirjat ja tutkintotodistukset?
• Todistukset koulutuksiin osallistumisesta, jos kyseessä on kilpailuun osallistumiseen oikeuttava koulutus (ks. kilpailuilmoitus).

3. Työkokemus:

Valintalautakunta ei ota huomioon työjaksoja, joista ei ole liitetty mukaan myös toimenkuvausta. Varmista, että toimitat asiakirjat, joista käy ilmi työtehtävien luonne ja työkokemuksen kesto:

3.1. Palkkatyö:

• Nykyisen työnantajan ja entisten työnantajien asiakirjat, joista käy ilmi työtehtävien luonne ja taso (esimiehen suosituskirjeet, työtehtäviä kuvaavat arviointiraportit, työnantajan toimittamat työnkuvaukset, työsopimukset, mukaan lukien yksityiskohtaiset kuvaukset hoidetuista tehtävistä jne.).
• Työsopimukset, joissa on työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, tai ensimmäinen ja viimeinen palkkakuitti.

Asiakirjojen on oltava päivättyjä ja niissä on oltava yrityksen tai organisaation virallinen otsikko ja/tai leima sekä vastuuhenkilön nimi ja allekirjoitus.  

3.2. Itsenäiset ammatinharjoittajat – vapaat ammatit:

• laskut, sopimukset, tilauslomakkeet
• sähköpostiviestinvaihto
• kokouspöytäkirjat
• verotukseen liittyvät asiakirjat
• ammatillisen järjestön jäsenyys.

Kunnian ja omantunnon kautta annettuja vakuutuksia tai asiakirjoja, jotka eivät täytä edellä mainittuja vaatimuksia, ei oteta huomioon. Jos hakija ei toimita riittäviä asiakirjatodisteita vaadittuun määräaikaan mennessä, voidaan katsoa, ettei hän täytä kelpoisuusvaatimuksia, ja hänet voidaan sulkea pois kilpailusta todistusasiakirjojen puuttumisen perusteella.

Hakijaan voidaan ottaa yhteyttä sähköpostitse ja häneltä voidaan johonkin tutkintotodistukseen tai työkokemukseen liittyviä lisätietoja tai asiakirjoja.