Les institutions reçoivent un certain quota de lauréats qu'elles peuvent recruter sur la liste de réserve. Seuls EPSO et les institutions de l'UE disposent de cette information. 

Ces quotas reflètent les besoins de recrutement d'une ou de plusieurs institutions sur une période donnée. 

Le recrutement par une autre institution pendant la période durant laquelle le ou les quotas sont appliqués est soumis à l'approbation de l'institution concernée. 

En règle générale, le quota est levé trois mois (pour les profils généralistes) ou six mois (dans les procédures de recrutement de certains profils spécialisés) après la publication de la liste de réserve. Il peut également être prolongé, sous réserve de l'approbation des institutions concernées.

EPSO n’est pas associé à la décision de lever le quota, mais informe les candidats, sur la page web du concours, dès que les institutions qui recrutent prennent cette décision.