Die Institutionen erhalten eine bestimmte Quote erfolgreicher Bewerberinnen und Bewerber, die sie aus den Reservelisten einstellen können. Informationen dazu sind ausschließlich EPSO und den Institutionen vorbehalten. 

Die Quoten spiegeln den Personalbedarf einer oder mehrerer Institutionen während eines bestimmten Zeitraums wider. 

Während des Geltungszeitraums der Quote(n) können Bewerber*innen nur mit Einverständnis der betroffenen Institution(en) von der Liste eingestellt werden. 

In der Regel wird eine Quote drei Monate (für Generalisten) bzw. sechs Monate (im Fall bestimmter Spezialistenprofile) nach Veröffentlichung der Reserveliste aufgehoben; sie kann jedoch nach Zustimmung der betroffenen Institution(en) auch verlängert werden.

EPSO ist zwar nicht an der Entscheidung über die Aufhebung der Quote beteiligt, informiert die Bewerber*innen jedoch auf der Webseite des Auswahlverfahrens, sobald die einstellenden Institutionen eine solche Entscheidung treffen.