As instituições recebem uma determinada quota de candidatos aprovados que podem recrutar com base na lista de reserva. Só o EPSO e as instituições europeias têm conhecimento dessa informação. 

As quotas refletem as necessidades de recrutamento das instituições num determinado período. 

Os recrutamentos efetuados por outra instituição durante o período de aplicação das quotas estão sujeitos à aprovação da instituição ou instituições em causa. 

Regra geral, as quotas são levantadas três meses (no caso dos concursos para generalistas) ou seis meses (no caso de alguns concursos para especialistas) depois da publicação da lista de reserva. Mas podem também ser prorrogadas, sob reserva da aprovação das instituições em causa.

O EPSO é alheio à decisão de deixar de aplicar uma quota, mas informa os candidatos através da página Web do concurso assim que essa decisão é tomada pelas instituições interessadas em recrutar pessoal.