Fiecărei instituții i se atribuie o cotă de candidați pe care îi poate recruta de pe lista de rezervă. Cotele sunt cunoscute doar de către EPSO și instituțiile UE. 

Ele reflectă nevoile de recrutare ale uneia sau mai multor instituții, pe o anumită perioadă. 

Recrutarea de către o altă instituție în perioada în care se aplică aceste cote face obiectul aprobării instituției sau instituțiilor care dețin cotele. 

De obicei, cota este retrasă după 3 luni (la concursurile cu profil general) sau 6 luni (la unele concursuri cu profil specializat) de la publicarea listei de rezervă. Ea poate fi prelungită, cu aprobarea instituției sau instituțiilor respective.

Decizia de ridicare a cotelor le aparține instituțiilor care recrutează și nu implică EPSO. În schimb, imediat ce instituțiile decid acest lucru, EPSO transmite informația candidaților, pe pagina de internet a concursului.