Institucije imajo določene kvote kandidatov, ki jih lahko zaposlijo s seznama. Te informacije poznajo samo urad EPSO in institucije EU. 

Kvote se določijo glede na kadrovske potrebe posamezne institucije v določenem obdobju. 

V obdobju, ko se uporabljajo kvote, morajo zadevne institucije odobriti zaposlitev kandidatov s strani druge institucije. 

Kvota običajno velja tri (za splošne profile) ali šest mesecev (pri nekaterih natečajih za specializirane profile) od objave rezervnega seznama, ob odobritvi zadevnih institucij pa tudi dlje.

Urad EPSO ne odloča o odpravi kvote, vendar o njej obvesti kandidate na spletni strani natečaja takoj, ko zadevna institucija, ki zaposluje, sprejme takšno odločitev.